خطة  وتقدير و مراقبة تكاليف المشاريع

إدارة التكاليف هي العملية التي يتم فيها تقدير تكاليف مشروع معين وتخصيصها والتحكم فيها، حيث يسمح للشركات بتحديد وتوقّع النفقات المستقبلية من أجل التأكد من عدم تجاوزها لميزانية الشركة.

يتم حساب التكاليف المتوقعة أثناء مرحلة التخطيط للمشروع ويجب اعتمادها قبل بدء العمل بالمشروع، ويتم توثيق النفقات وتعقبها أثناء تنفيذ المشروع بحيث تسير جميع العمليات ضمن خطة إدارة التكلفة. وبمجرد اكتمال المشروع، تتم مقارنة التكاليف المتوقعة بالتكاليف الفعلية، مما يوفر معايير محددة لخطط إدارة التكلفة المستقبلية وميزانيات المشاريع القادمة.

* طرق تقدير تكلفة المشروع

يستخدم المختصون في مجال إعداد وتقدير التكاليف مجموعة من تقنيات التسعير أو التقدير التي تسمح بإعداد خطة تكلفة بمستويات مختلفة من الدقة حيث يهدف مُقدّر التكلفة دائماً إلى إعداد أدق تقدير ممكن، فقد يتعين عليهم البدء بتقديرات أقل دقة أحياناً ومراجعتها بمجرد توضيح نطاق المشروع وحجمه النهائي، وهنا سنقوم بتوضيح أهم تقنيات تقدير التكلفة وأكثرها استخداماً: 

التقدير المُماثل (Analogous estimating)

يتم إعداد التقدير المماثل بالاعتماد على أرشيف جاهز لهذا الغرض يتضمن بيانات المشاريع القديمة، وغالبًا ما يتم الاعتماد على المشاريع السابقة لنفس الشركة، عندما تقوم الشركة بتنفيذ مشروع بشكل متكرر أو مماثل لمشاريع قديمة، فإنها تقوم بالاستعانة بالبيانات الخاصة بهذه المشاريع واعتمادها في رسم خطة التكاليف للمشروع الجديد من خلال مقارنة أوجه التشابه بين هذه المشروعات.

التقدير التصاعدي (Bottom-up estimating)

يُطلق عليه أيضًا التقدير التحليلي، وهو أسلوب التقدير الأكثر دقة باستخدام أسلوب هيكل تجزئة العمل حيث يتم تقسيم مخرجات المشروع إلى سلسلة من الحزم تتكون كل حزمة من سلسلة من المهام، ويقوم فريق المشروع بتقدير تكلفة كل جزء من هذه المهام وصولاً إلى إنشاء تقدير تكلفة المشروع بأكمله من خلال تجميع تكاليف هذه الأجزاء أو المهام معاً، ومن هنا جاء اسم هذه الطريقة – التقدير التصاعدي تصاعديًا.

 

التقدير البارامتري (Parametric estimating)

يستخدم هذا النوع من التقديرات في المشروعات التي تتضمن مهاماً متشابهة ومتكررة، ويتم استخدامه لإنشاء تقدير تكلفة لمهمة أو وحدة واحدة ومن ثم ضرب عدد المهام أو الوحدات بتكلفة تلك المهمة أو الوحدة، وبهذا يتم الحصول على التكلفة الإجمالية للمشروع، ومن الأمثلة على هذا النوع من التقديرات هو تقدير تكلفة متر واحد من خط أنابيب مثلا، أو تكلفة طلاء مساحة معينة مثل السقف أو الحائط لمعرفة التكلفة الإجماليّة للمشروع بأكمله. ويجب التأكد دائماً من دقة تقدير المهمة أو الوحدة الواحدة.

تقدير تكلفة دلفي (Delphi cost estimation)

هو أسلوب تقدير تجريبي يعتمد على آراء أو إجماع الخبراء في مجال التقديرات حيث يقوم منسق المشروع بإرسال استبيانات تقدير التكلفة إلى مجموعة من الخبراء في جولتين أو أكثر، بعد كل جولة يقوم المُنسّق بإرسال موجز يحتوي على ملخص تقديرات الخبراء من الجولة السابقة موضحًا من خلالها الأسباب التي بُنيت أحكامهم على أساسها، وبالتالي يتم تشجيع الخبراء على مراجعة استبياناتهم السابقة بناء على التعليقات من الخبراء الآخرين، ومع تكرار هذه العملية سيتقلص نطاق الإجابات وتتقارب التقديرات وصولا إلى التقدير الدقيق أو الإجابة الصحيحة.

 

استشارة الخبراء (Expert judgment)

تعتبر هذه التقنية هي التقنية الأكثر استخدامًا خصوصًا في تقديرات المشاريع المتوسطة، ويتم إجراء تقدير الخبراء بواسطة متخصصين يعرفون مقدار تكلفة المشاريع المماثلة التي تم عملها في الماضي. على هذا النحو، فإن الخبراء يعتمدون بشكل أساسي على أوجه التشابه بين المشاريع السابقة والمستقبلية لإنشاء التقديرات وتعديلها. 

 

التقدير من ثلاث نقاط (Three-point estimating)

يستند إلى طريقة إحصائية تسمى تحليل البرنامج وتقنية المراجعة (Program Analysis and Review Technique PERT)، والتي تُستخدم لتحليل النشاط أو تكاليف المشروع أو المدة الزمنية من خلال تحديد التقديرات المتفائلة والمتشائمة والأكثر ترجيحًا لكل نشاط. 

 

استخدام برامج تقدير التكلفة (Estimating software)

يمكن لبرمجيات إدارة المشاريع تبسيط وتسريع وتحسين عملية تقدير التكلفة حيث يمكنك استخدام مجموعة متنوعة من برامج إدارة المشاريع لإنشاء تقديرات التكلفة أو لتحديد مستويات عدم اليقين في تقديرات التكلفة من خلال استخدام أسلوب النمذجة الاحتمالية .

 

* تقدير التكلفة المبدئية للمشروع 

 

تعتمد الشركات على تقرير التكلفة المبدئي في عملية الموافقة على إنشاء المشاريع الجديدة، ويلعب هذا التقرير دوراً هاماً في عملية تحديد نطاق المشروع في حال اعتماده والموافقة عليه.

إذا كانت تقديرات التكلفة مرتفعة للغاية، فقد تقرر الشركة تقليص حجم المشروع ليناسب ميزانيتها (من الضروري تأمين التمويل للبدء في المشروع)، وبمجرد بدء المشروع يتم استخدام تقدير التكلفة لإدارة جميع التكاليف التابعة له من أجل الحفاظ على المشروع في حدود الميزانية. 

 

* تحليل تكاليف المشاريع 

 

تم تصميم تحليل التكلفة في إدارة المشروع من أجل تقييم التكلفة مقارنة بالعائدات الواردة في مقترح المشروع. 

تبدأ هذه العملية بقائمة تتضمن جميع نفقات المشروع بالإضافة إلى العائدات التي سيتم تحقيقها بمجرد اكتمال المشروع بنجاح. 

بناء عليه، من الممكن حساب العائد على الاستثمار (Return on investment - ROI) ، ومعدل العائد الداخلي (IRR) ، وصافي القيمة الحالية (NPV) وفترة السداد. يحدد الفرق بين التكلفة والعائدات ما إذا كان المشروع يستحق البدء فيه أم لا.